У нифицированная форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Раздел 8 этого бланка является одним из наиболее активно заполняемых. Ведь в отличие от большинства других граф данного документа, заполняемых один раз, в этот раздел записи могут вноситься по два-три раза за год, а иногда и чаще. Поэтому часто возникают ситуации, когда место в данном разделе заканчивается.
В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться разъяснениями Госкомстата России, которые были даны относительно ранее действовавших бланков и до настоящего времени не утративших силу:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
«Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку.
В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы - обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере). Данное приложение вкладывается в личную карточку работника и хранится вместе с ней.
Внесение дополнений в личную карточку каким-либо иным образом, кроме создания вкладышей-приложений, например, путем оформления новой карточки и присоединения ее к уже имеющейся, законодательством не предусмотрено. Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям.
Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.
Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".
Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.
При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).
Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.
Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.
Заполняем "шапку" личной карточки Т-2
В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.
Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).
Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.
Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.
СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).
На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.
Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.
Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.
Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.
Вид работы.
Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.
Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".
Раздел I "Общие сведения"
1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.
Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:
ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;
ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;
ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;
ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.
Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.
2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.
Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.
4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:
Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.
Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.
5. Степень знания языка
В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).
Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".
Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.
6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.
Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.
Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.
Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).
Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.
Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";
Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";
Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".
Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:
Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.
Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.
При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".
В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.
7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.
Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).
8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.
При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.
Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.
В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.
9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:
Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.
10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).
11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.
12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.
Раздел II "Сведения о воинском учете"
Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.
Заполняем форму следующим образом:
пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);
пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");
пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).
Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".
Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:
пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).
В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.
Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"
Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.
Каждая запись заверяется подписью работника.
В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.
Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.
Раздел IV "Аттестация"
В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).
Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.
Раздел V "Повышение квалификации"
Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).
В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.
Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.
Раздел VIII "Отпуск"
Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.
Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.
Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.
Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.
Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.
"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.
Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.
Раздел IX "Социальные льготы"
В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.
Раздел X "Дополнительные сведения"
Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.
Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.
Изменение сведений о работнике
Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.
Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.
Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.
Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.
Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.
Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?
Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.
Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
С 19.10.2019 начало действовать Постановление Правительства от 09.10.2019 № 1302, которое отменяет использование личной карточки по форме № Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено , утв. 11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
- за достоверность сведений при приеме на работу;
- при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
- при увольнении.
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2020 года.
Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения
Пункт 1. Заполняем шапку
Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.
Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.
В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.
В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).
Пункт 2. Общие сведения
Вписываем реквизиты трудового договора.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.
Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.
Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:
- читает и переводит со словарем;
- читает и может объясняться;
- владеет свободно.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
- в аппарате Совета Обороны РФ;
- в Администрации Президента РФ;
- в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:
По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
- никогда не был(а) в браке;
- брак зарегистрирован;
- брак не зарегистрирован;
- вдовец или вдова;
- разведен(а) официально;
- разошлись (когда неофициально).
В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.
В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.
Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.
Пункт 3. Сведения о воинском учете
Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
- либо военного билета (пребывающие в запасе).
Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.
Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.
Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.
В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.
- А (годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе).
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
- есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
- работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.
Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
- А (годные к военной службе);
- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе);
- Д (не годные к военной службе).
Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Пункт 4. Прием на работу и переводы
Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.
Пункт 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.
Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.
Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.
Пункт 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
- ежегодных;
- учебных;
- без сохранения заработной платы;
- дополнительных оплачиваемых и др.
Выглядит это так:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.
Пункт 9. Увольнение работника
Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.
В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.
Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.
Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.
Заполнение шапки и внесение общих данных
Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.
В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:
- владеет;
- объясняется;
- переводит со словарем.
Узнай: Российские ВУЗы с военной кафедрой и учебными центрами
Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.
Внесение сведений о ВУ
Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.
Внесение сведений об офицерах запаса
Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.
Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».
Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».
Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.
Узнай: Что такое воинский учет, его виды, цели и задачи
О рядовых
Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».
Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.
О призывниках
Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.
Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.
Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.
Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.