Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?
Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:
- Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
- Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
- В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.
Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?
После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.
Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.
Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?
Формулировка о приеме на новое рабочее место вносится человеком, который отвечает за ведение книжек.
Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.
Порядок внесения сведений
Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.
Внимание! Эту структуру менять нельзя.
Наименование организации
Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.
Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату . Это считается ошибкой.
Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.
Порядковый номер вносимой записи
Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.
Дата приема на работу
Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.
Запись о принятии в структурное подразделение
Следующая запись после даты – принятие в структурное подразделение с указанием должности.
Должность устанавливается исходя из штатного расписания.
Этот документ необходимо иметь в каждой компании.
Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.
Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».
Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».
Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.
Приказ о приеме на работу
В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.
Подпись и печать
Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?
Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).
В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые, образец записи:
На фото представлен образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу:
Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.
Способы исправления неправильной записи
Как исправить неправильную запись в трудовой книжке о приёме на работу?
При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты :
- Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
- Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.
Признание записи недействительной
Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.
Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.
О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.
Зачеркивание
Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо . Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.
Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.
Внесение дополнений
Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной . Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.
Порядок внесения исправлений в трудовую книжку
Верный алгоритм исправлений:
- В строке с номером вносится порядковый номер.
- Далее указывается дата исправления.
- Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
- В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
- В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.
В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:
Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.
Полезное видео
О том как правильно оформить запись о приеме в трудовой книжке, вам поможет представленное видео:
Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это очень важная составляющая для любого официального работника, так как именно этот документ юридически удостоверяет рабочий стаж и трудовой опыт. Подробнее о документе читайте в этой статье.
Что такое трудовая книжка?
Трудовой книжкой называют официальный государственный документ, в котором подтверждается рабочая деятельность владельца, его трудовой стаж, опыт и места работы и другая подобная информация касательно официального оплачиваемого труда. Вся эта информация (например, испытательный срок при приеме на работу) нужна не только самому гражданину для вступления на какую-то должность по желаемой им вакансии или получения определенных льгот, предоставляемых обществом, но и людям, которые на работу принимают, для полного анализа трудовой деятельности претендента и оценки его потенциальной полезности в рядах данной компании.
За регулировку стандартов по заполнению и ведению трудовой книжки ответственны Трудовой кодекс Российской Федерации, а также некоторые нормативно-правовые документы, такие как официальные постановления министерства труда и органов управления Российской Федерации.
Как выглядит трудовая книжка?
Это вид как самой трудовой книжки, так и вкладыша в нее. Данная "внешность" вместе со всем обширным перечнем правил, относящихся к ведению и хранению этого важного юридического документа, печати бланков трудовой книжки и рассылка их ко всем официальным работодателям принята специальным правительственным постановлением, которое так и называется: "О трудовых книжках". Принято оно было 16 апреля 2003 года, хотя непосредственно сам трудовой документ стал так выглядеть только после 1 января 2004 года.
Несмотря на то, что в этом постановлении содержится описание вида рассматриваемого нами сегодня документа, ни намека на то, как его правильно заполнять (а эта информация действительно очень важна для оформления трудовой книжки) там не имеется; разве что какие-то краткие правила, касающиеся самого процесса заполнения гражданином.
Самое первое оформление документа
Порядок оформления на работу таков: если гражданин на официальном уровне трудоустраивается впервые, то трудовая книжка выдается ему на руки от самого работодателя после того, как между ними будет заключен контракт (трудовой договор). В соответствии с этим, со стороны организации издается приказ, после чего в течение пяти дней после заключения и оформления контракта в бланк рабочего документа вносится соответствующая пометка.
Соответственно, если у претендента на должность отсутствует трудовая книжка - это не повод отказывать ему в оформлении трудоустройства и лишать человека шансов. Наоборот, такие действия являются противоправными, потому как гражданин раньше мог просто не работать, а другим путем трудовую книжку ему не получить (да и незачем). В таком случае человек при поступлении на новую рабочую должность должен лично написать заявление, которое в дальнейшем адресуется работодателю, и запрашивает непосредственно оформление бланка (все это происходит в соответствии со статьей номер 65 Трудового кодекса Российской Федерации). Затем документ проходит процесс регистрации в учетной базе данных о трудовых книжках и их движениях.
Поэтому на вопрос, примут ли на работу без трудовой книжки, ответ - да. Правда, только если сотрудник подходит организации, тут уж чудес ждать не стоит.
Кто оформляет трудовую книжку?
Все, что касается организации хранения и ведения отчетности по трудовым книжкам всех сотрудников какой-либо организации, а также внесения в них новых записей - все это лежит на плечах нанимателя. А вот все эти пункты уже на фактической основе исполняет специальный сотрудник отдела кадров (хотя иногда это может быть какой-либо бухгалтер или руководитель, это не так принципиально), который назначается отдельным приказом со стороны организации. Сотрудник этот обладает правом ведения и заполнения трудовых книжек, внесения в них новой информации и записей, а также расписываться в них и закреплять все данные официальной печатью. Вся эта деятельность (так же, как и само распоряжение о назначении выбранного сотрудника на данную должность) в дальнейшем может подвергаться проверкам трудовой инспекции.
Очень важно учитывать, что назначить на пост управляющего всеми процессами, связанными с трудовыми книжками, работодатель может только того сотрудника, у которого подобные обязательства прописаны непосредственно в его трудовом договоре или должностной инструкции. Если же наниматель занимается кадровым учетом самолично, он обязан отдельным приказом принять все эти функции на себя.
Необходимые документы
Для оформления трудовой книжки претенденту на должность необходимо предоставить своему работодателю перечень документов, которые требуются для регистрации документа, точно так же, как и работодатель вносит свою лепту в этот процесс. Вот весь список нужных документов:
- Документ об образовании (аттестат, диплом и т. д.).
- Паспорт или же иной документ, официально удостоверяющий личность.
- Устав принимающей компании или свидетельство об осуществлении индивидуального предпринимательства.
- Учетный журнал, в котором ведутся трудовые книжки.
- Гербовая печать, подтверждающая вступление трудовой книжки в законную силу.
Трудовая книжка представляет собой документ из обложки и трех различных частей внутри, каждая из которых отвечает за определенную информацию о ее владельце. А именно:
- Титульный лист. Он содержит в себе информацию о владельце трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные и т. д.).
- Данные о работе. Они учитывают весь рабочий стаж собственника данного документа, включая название организации, должность, которую человек там занимал, продолжительность оказания трудовых услуг и т. д., точно как и запись в трудовой книжке о временном приеме.
- Отдел о наградах. Здесь выделяются все особые достижения сотрудника, которые в дальнейшем могут принести ему многочисленные бонусы, в том числе и при приеме на новую работу.
Оформление титульного листа
Заполнять титульный лист такого важного юридического документа, как трудовая книжка, необходимо с большой аккуратностью, поэтому занимается этим специально обученный сотрудник, который и несет ответственность за хранение, ведение и внесение в бланки необходимой информации. Назначается этот сотрудник непосредственно руководителем организации.
В титульный лист вносятся данные, которые выглядят следующим образом:
- Ф. И. О. работника.
- Дата его рождения.
- Полученное образование.
- Профессия, по которой было получено образование.
- Специальность этой профессии.
Первые два пункта вписываются в трудовую книжку точно так же, как и в паспорте, без каких-либо сокращений. Информация об образовании же берется из диплома и переносится в титульный лист с точностью. Если на работу устраивается, предположим, студент, то есть у претендента не имеется законченного образования, тогда информация о его профессии появляется в бланке исключительно после получения этим студентом диплома.
Гражданину, которому оформляют трудовой документ, необходимо самостоятельно проверить всю внесенную информацию и подтвердить ее действительность подписью, а если им была найдена допущенная при заполнении ошибочная запись в трудовой книжке (о приеме или чем-то еще), бланк уничтожается и заводится новый, в который снова вносится вся требуемая информация. Если же никаких ошибок допущено не было, в специальной графе указывается фамилия заполнившего трудовую книжку сотрудника, его подпись и печать компании.
Внесение изменений
В том случае, если информация, содержащаяся в титульном листе, по каким-то причинам изменилась, она зачеркивается, а рядом пишется новая, после чего на внутренней стороне обложки перечисляются документы, являющиеся основанием для изменения информации (к ним относятся паспорт и бумаги, за выдачу которых ответственен ЗАГС). Таким образом можно аннулировать запись в трудовой книжке о приеме на работу, и об этом важно знать.
Оформление сведений о работе
Оформление трудовой книжки является необходимым условием для вступления на рабочую должность, что основывается на статье номер 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Даже в обычной работе сотрудники кадровых служб разных организаций используют при приеме кандидатов на работу бланки, по оформлению схожие с трудовой книжкой.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется следующим образом:
- В разделе под названием "Сведения о работе" вписывается название самой организации, после чего в первой же графе под ним ставится порядковый номер записи.
- Во вторую графу необходимо вписать дату, когда фактически сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям.
- В третью же записывается информация о должности, на которую вступает владелец рабочего документа (например, "принята на должность бухгалтера" в трудовой книжке - это норма).
- Четвертая же графа - это реквизиты, по которым был произведен приказ.
Испытательный срок при приеме на работу учитывается.
Однако и это не все. Также важно учитывать, что прием переводом (запись в трудовой книжке) производится в том случае, если сотрудник уволился из своей бывшей организации путем официального перевода в новую.
Раздел сведений о награждении
Этот раздел выглядит так:
Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы можете увидеть выше.
Основные правила заполнения
Чтобы правильно произвести процесс заполнения трудовой книжки необходимыми данными, следуйте следующим пунктам:
- Записи в трудовой книжке делаются авторучками (перьевыми, гелевыми, роликовыми - значения не имеет) с синим, черным или фиолетовым цветом. Чернила других цветов не допускаются к оформлению документа.
- Цифры в трудовой книжке должны быть арабскими, а даты - в формате дд/мм/гггг.
- Язык оформления - русский. Однако если в каких-то отдельных субъектах Российской Федерации дополнительно имеется другой язык на уровне государственного, то в процессе внесения в трудовую книжку всей необходимой информации можно использовать его.
- Все слова и словосочетания вписываются в документ в полной форме, то есть без каких-либо сокращений. Это касается и должностей, и различных приказов - в общем, всего, что содержится внутри интересующего нас бланка.
- Все данные в трудовой книжке должны соответствовать официально изданным со стороны организации приказам.
- Для внесения всех необходимых данных у сотрудника, ответственного за заполнение и ведение отчетности по трудовым книжкам, есть не более недели с момента непосредственного события. Исключения касаются записи о приеме на работу, которая, как мы помним, производится в течение пяти дней, а также записи об увольнении с должности: она производится в день вступления увольнения в силу.
- Любая запись в трудовой книжке обязательно сопровождается ее порядковым номером. Хотя и в случае номеров записи в трудовой книжке, впрочем, тоже есть несколько исключений:
- в случае, если сам работодатель меняет свое название, необходимость ставить порядковый номер отпадает;
- если производится создание дубликата трудовой книжки, запись о стаже работника также лишается нужды в прикреплении к ней порядкового номера;
- заголовки раздела сведений о работе не подлежат нумерации.
Владелец трудовой книжки обязан быть ознакомлен со всеми записями в ней под роспись.
Можно ли владеть двумя трудовыми книжками?
В соответствии с трудовым законодательством у любого работника должна быть в наличии только одна трудовая книжка, непосредственно с которой сотрудник организации, ответственный за внесение данных, и ведет работу. Однако же бывают ситуации, в которых по каким-либо причинам у человека появляется и вторая трудовая книжка: к примеру, если сотрудник после увольнения с какой-то должности потерял свой трудовой документ, а потом нашел, но уже после выдачи нового при вступлении на следующую должность.
В таком случае работнику не грозят какие-либо штрафы или санкции, потому как в законодательстве подобных мер попросту не предусмотрено. Работодатель также не вправе каким бы то ни было образом наказывать сотрудника, тем более штрафовать или даже отказывать в приеме на работу, если речь идет пока лишь о кандидате. Ему только важно учитывать, что вписывание всех необходимых рабочих сведений производится лишь в одну единственную трудовую книжку, так как владение сразу двумя, опять-таки, в законе юридически не прописывается.
В принципе, вы можете просто выкинуть лишний трудовой документ.
Подработка
Некоторые категории граждан (например, несовершеннолетние, водители, медицинские работники и др.) имеют право быть принятыми по совместительству. Запись в трудовой книжке в таком случае дополняется после записывания должности формулировкой "по совместительству".
Также существует и отдельное правило для тех, кто заключает договор с работодателем, являясь учеником (студентом, стажером). Точно также в документе все это отмечается. "Принят учеником" - запись в трудовой книжке в данном случае выглядит именно так.
Оформление документа в дальнейшем трудоустройстве
А вот работать в разных организациях по двум разным трудовым книжкам - это незаконно и строго карается судом. Поэтому помните, что заявление нанимателю с прошением о выдаче нового бланка должно быть произведено только в том случае, если вы действительно потеряли свою трудовую книжку и у вас ее попросту нет.
Внесение же информации в этот документ при вступлении в новые рабочие должности после первой осуществляется по тому же принципу, что и до этого (разве что титульный лист остается без изменений). Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы уже видели.
Образцы заполнения в случаях приема на работу и увольнения
Как уже упоминалось в данной статье, когда сотрудник вступает в новую должность, работодатель не позднее пяти дней записывает информацию о данном действии, произведенном на основании официального приказа, непосредственно в саму трудовую книжку. Если же гражданин трудоустраивается впервые, то он ставит свою роспись на титульном листе своего нового трудового документа, подтверждая тем самым отсутствие каких-либо ошибок в заполнении данных (хотя он и не в ответе за это пресловутое правильное заполнение).
Не стоит забывать, что в том случае, если нанимателем является физическое лицо, не оформленное, как индивидуальный предприниматель, то он лишен права на законодательном уровне приобретать новые трудовые книжки (а все это осуществляется исключительно в соответствии с законами об официальном оформлении на работу). В таком случае все данные о стаже и рабочей деятельности сотрудника будут нотариально заверены письменным договором, который и заключается специально в таких случаях.
В тот день, когда сотрудник увольняется с работы (то есть заканчивает последний день отработки, также предусмотренной законодательством и за игнорирование которой предусмотрен серьезный штраф), работодатель обязан выдать ему все связанные с должностью документы, в том числе и трудовую книжку. После наниматель производит расчет сотрудника, выдает ему последнюю заработную плату, и на том их пути расходятся.
Бывают случаи, в которых работодатель по каким-либо причинам не может выдать сотруднику трудовую книжку. Тогда им составляется письменный протокол, из которого сотрудник узнает о необходимости забрать документ и дает согласие на отправление его к нему почтой. С того момента, как работодатель отправил данному человеку это сообщение, он не несет никакой ответственности за возможные задержки в получении его бывшим сотрудником трудовой книжки. Также этой ответственности он избегает тогда, когда фактический последний день трудящегося является отличным от дня, указанного в дате окончания действия составленного при вступлении в должность трудового договора.
Подобных ситуаций бывает много, и все они разнообразны, поэтому сотруднику организации, который является главным в вопросах кадровых дел и ведения трудовых книжек, необходимо изучить все возможные основания для юридических действий, связанных с трудоустройством, а также формулировки, которые необходимо будет вписывать в каждом отдельном случае.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это понятно, однако когда производится запись об увольнении, очень важно учитывать, что его основания и причина обязаны так или иначе соответствовать тому, что прописано на этот счет в законодательстве Российской Федерации. Уволенный работник лично должен расписаться под записью о своем увольнении, точно, как и работодатель, после чего вся эта информация получает специальную печать организации, после чего считается юридически заверенной и достоверной.
Нюансы и интересные факты
Владельцам трудовых книжек старого образца не обязательно производить замену на новые, а федеральный орган, ответственный за службу, связанную с трудом и занятостью граждан (который называется Роструд), еще в апреле 2017 года одобрил отмену трудовых книжек, разговоры о которой длились уже многие годы.
Связано это с желанием власти повысить защиту прав трудящихся граждан, а также значительно упростить или и вовсе упредить многие бюрократические процессы, связанные с ведением, хранением и пересылкой трудовых книжек. Более того, будет сокращена статья расходов государственного бюджета, уходящих непосредственно на производство и распространение по бумажной почте этих документов. В нескольких странах постсоветского пространства даже уже был произведен отказ от трудовых книжек как таковых.
Пока что не ясно, когда ждать этой отмены в России, однако уже сейчас можно отметить, что это положительно скажется на всех юридических выкладках. Особенно удобен переход от бумажных трудовых книжек к электронным (а это будет впоследствии осуществлено именно в электронном формате) будет тем работникам, которые осуществляют свою трудовую деятельность удаленно или при помощи так называемого вахтового метода.
Итог
Эта статья была посвящена общим вопросам по приобретению и внесению информации в трудовую книжку. Надеемся, все ваши вопросы были разъяснены.
Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.
Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.
Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.
К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.
Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.
Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.
Сведения
После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.
Записи вносятся только черной или же синей ручкой .
Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.
Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.
Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.
Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)
Фамилия, Имя, Отчество
Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .
ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.
Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.
Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.
Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)
Образование
Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.
Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.
Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.
Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)
Дата рождения
Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.
Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?
Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.
Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.
Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)
Подпись работника
Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.
Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.
В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.
Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .
Профессия, специальность
Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.
На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .
Дата заполнения
Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .
Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.
Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.
Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.
Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.
Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?
Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.
Ориентируйтесь на паспорт работника .
Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.
Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.
Заключение
Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.
Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.
Полезное видео
Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.
Один из самых важных документов для россиянина – его трудовая книжка. Необходима она не только на время рабочей карьеры.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
После выхода на пенсию, начисление выплат происходит на основании сделанных в ней записей. Поэтому так важно досконально знать все нюансы, касающиеся правильного и четкого заполнения.
Нормативная база
Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.
Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном .
Кто отвечает за ведение, учет и хранение?
Оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего законодательства Российской Федерации могут только организации и частные предприниматели.
После поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока частное лицо трудится на этом предприятии, отвечают за хранение формуляра, его своевременное заполнение именно его сотрудники.
При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за документ до момента, пока не устроится на новое место работы.
При этом он должен расписаться в и книге учета предприятия.
Заполнять страницы формуляра самостоятельно он не имеет права.
Отдел кадров в крупной фирме занимается учетом трудовых книжек рабочих. В более мелком предприятии такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом.
Кто заполняет, если нет кадровика?
В случае если на предприятии нет кадрового отдела или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица, оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.
Когда открывается?
Трудовая книжка в обязательном порядке открывается в момент устройства на первую официальную работу.
В этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении формуляра на имя нового работника.
Первое заполнение новой книжки производится в течение одной недели после подачи заявления в произвольной форме.
Осуществляться оно должно только в присутствии лица, на которое оформляется документ, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.
Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году
Теперь давайте разберем основные моменты по заполнению трудовой книжки.
Инструкция и основные правила
Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.
При первом заполнении трудовой на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:
- Ф.И.О сотрудника, так, как они записаны в предъявленном удостоверении личности.
- Полная дата рождения.
- Данные о полученном образовании
- Если человек имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.
Трудовая служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути сотрудника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах формуляра.
В обязательном порядке отражаются следующие моменты:
- факт приема сотрудника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;
- факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;
- перевод на другое предприятие;
- нарушение правил предприятия, установленного режима труда;
- премирование за особые заслуги;
- смена фамилии и имени;
- дополнительно полученное образование, курсы;
- изменения в названии организации работодателя;
- факт увольнения с указанием причины.
Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:
- Каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер.
- В соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год.
- Вносится непосредственно информация.
- Указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в формуляр работника.
Какой ручкой заполнять?
Согласно пункту 1.1 инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами.
Ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов.
Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? Да. При заполнении страниц допустимо применение шариковой, перьевой, а так же гелевой ручки.
Все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления формуляра и приведут к его порче.
Нумерация
Нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.
Можно ли писать печатными буквами?
Заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы.
Делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок.
Запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью кадрового отдела, либо печатью предприятия.
Документы-основания
Это документы, которые служат основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку.
К ним относятся:
- личные документы работника (удостоверение личности, свидетельство о заключении/расторжении брака, об образовании);
- внутрирабочие документы (приказы о приеме на работу, об увольнении, повышении в должности, переводе и т.д).
Титульный лист
Титульник трудовой книжки следует заполнять с особой тщательностью. При наличии любых помарок и исправлений эта страница считается недействительной, книжка подлежит списанию и замене.
На первой странице указываются следующие данные:
- Ф.И.О. полностью, как указано в паспорте;
- дата рождения, число и год прописываются арабскими цифрами, месяц – словом;
- на основании документа об оконченном или продолжающемся образовании записывается его уровень;
- вносится точное название профессии и специальности, так же основываясь на информацию из документов об образовании;
- в самом конце листа ставится дата в указанном выше формате и личная подпись владельца трудовой книжки, подтверждающая точность всех указанных данных;
- в обязательном порядке ставится подпись ответственного лица, печать организации или отдела кадров.
Прием на работу
Увольнение
При увольнении сотрудника в графе 3 указывается основание для увольнения, записываются реквизиты приказа, на основании которого действие приведено в исполнение.
Записи, сделанные за время работы в организации, обязательно должны быть заверены подписью и печатью руководителя до того, как трудовой документ будет выдан на руки работнику.
Сокращение штата
При увольнении по сокращению штата в трудовом формуляре производится запись о сокращении сотрудника на основании приказа с приведением реквизитов данного документа.
Восстановление в должности
Если работник оспаривает в суде решение о его увольнении то, при вынесении благоприятного вердикта, он должен быть восстановлен в своей последней должности немедленно.
Отказ исполнения решения суда ведет к административной ответственности.
В трудовую книжку при этом вносится запись, на основании которой запись об увольнении следует считать недействительной. В качестве документа-основания указываются реквизиты исполнительного листа.
Смерть сотрудника
В случае смерти сотрудника, руководитель предприятия издает указ о расторжении трудового договора на основании факта смерти.
После этого делается подробная запись в трудовой книге на основании документов:
- Удостоверение личности покойного (паспорт).
- Свидетельство о смерти.
- Уставные документы предприятия.
- Документы, предоставленные отделом кадров.
- Бухгалтерия.
Взыскания и выговоры
Записи о дисциплинарных взысканиях не могут быть внесены в трудовую книгу законным порядком. В формуляр можно внести запись об увольнении с указанием причины, которой может быть дисциплинарное нарушение.
Внесение изменений и исправления
Как же происходит внесение изменений и исправлений уже устаревшей информации? Разберемся.
При смене фамилии и присвоении квалификации
Если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом: существующая запись перечеркивается одной чертой, поверх нее вписывается новая информация.
Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака). Корректива заверяется подписью работника и печатью предприятия.
Переименование организации
Хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку.
Делается это следующим образом:
- первая и вторая графы записи остаются незаполненными;
- в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;
- в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.
Запись недействительна
Если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее нельзя.
После записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись.
Графа 4 заполняется двумя вариантами:
- повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
- указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.
Как сделать пропущенную
Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.
При внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном ТК заполняется по стандартному образцу.
В случае, если работодатель отказывается вносить изменения задним числом, следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.
Устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.
Заполнили задним числом
Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.
Порядок заполнения вкладыша
При заполнении всех чистых страниц в ТК последующие данные вносятся на бланке вкладыша, который дополнительно оплачивается работником:
- Вкладыш заполняется работодателем.
- Проставляется дата на титульнике.
- Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
- Запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.
Законодательство не устанавливает предельно допустимое количество вкладышей для одной трудовой книги.
Обычно бланк вшивается под обложку в конце заполненной книги.
Следует помнить, что:
- недопустимо повреждение самой обложки;
- недопустимо исправление ошибок, все записи должны оформляться по правилам ведения ТК;
- без самой трудовой книги вкладыш не имеет никакой юридической силы;
- при внесении изменений в формуляр, они заносятся на все страницы, включая вклеенные бланки.
Дата внесения данных
Проставляется на штампе в верхней части вкладыша. Так же ее можно проставить без штампа. Строго место проставления даты в документе не оговорено.
Оформление дубликата
При утере книги, ее порче (когда прочесть записи на страницах становится невозможно) необходимо .
Если утеря или порча произошла в момент, когда ТК находилась на руках у работника, то для восстановления документа следует обратиться к последнему работодателю.
Для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней. Дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы: справки о зачислении, увольнении, карьерных передвижениях, приказах.
В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульник заполняется по стандартному образцу.
На первом развороте проставляется общий стаж труда, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.
В случае если порча или утрата трудовой произошла по вине нынешнего нанимателя, на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника.
Нюансы
Как и каждый другой документ, трудовая книга имеет свои нюансы оформления и заполнения. Рассмотрим основные из них.
Вносятся ли записи индивидуальным предпринимателем на себя и работников?
ИП может вносить данные в трудовую книжку на себя самостоятельно в том случае, если он зарегистрирован как юридическое лицо и получил соответствующий статус руководителя организации.
Это дает ему право так же вносить записи в ТК своих сотрудников.
Если ИП совмещает свою деятельность с работой на другом предприятии, то в той фирме на него ведется формуляр как на обычного сотрудника, что не освобождает предпринимателя от обязанности уплаты налога на частный бизнес.
При заполнении ТК вместо названия организации проставляется «ИП», далее указывается полное имя работодателя.
Какие данные вносятся госслужащим?
При поступлении на государственную службу трудовая книжка заполняется в обычном порядке, только вместо наименования организации в графе номер 3 указывается структурное подразделение органа государственной власти.
Название должности нового работника указывается в соответствии с реестром должностей государственной гражданской службы.
Можно ли вносить записи самостоятельно?
Согласно закону, вносить любые правки и делать новые записи самостоятельно частное лицо не имеет права. Однако есть исключение.
Если работник был премирован сторонней или вышестоящей организацией и получил приказ о занесении выписки об этом в ТК, но запись об этом факте не была сделана до того, как он уволился с последнего места работы, он имеет право внести данную запись сам, руководствуясь образцом.
Обязательно ли должна быть голограмма?
Голограмма является дополнительным средством защиты документа от его подделки. Вклеивать ее в ТК не обязательно, однако работодатель может внести данный элемент в формуляр.
Четкое место для вклейки голограммы не указано Законодательством, однако чаще всего она вносится на титульник трудовой книжки.
Возможно ли внесение данных без печати?
Нет, печать кадрового отдела в обязательном порядке должна заверять сделанную запись.
В 2020 году стал актуальным вопрос, нужна ли именно печать предприятия? Это необязательно. Она может быть проставлена в том случае, если кадровиков в организации не имеется. Тогда запись заверяется личной печатью директора или официальной – организации.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.
Выберите и нтересующий Вас раздел:
| .......//. | ...///... |
- 4.3. Записи о присвоении нового разряда/категории, установлении второй профессии (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Записи о присвоении нового разряда, категории и т.п.
- Записи об установлении второй профессии
- 4.4. Записи о переводах на другую работу (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о переводе работника на другую работу
- Записи о постоянных переводах
- «Превращение» временного перевода в постоянный. Записи в трудовую книжку
- 4.5. Записи о переименовании и реорганизации работодателя – организации (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о переименовании организации
- Записи о реорганизации организации
- 4.6. Записи о переименовании должности (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Сложности оформления переименования должности
- 4.7. Записи об увольнении
- 4.8. Записи о работе по совместительству (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о работе по совместительству
- Внутреннее совместительство
- Внешнее совместительство
- Внесение записей о работе по совместительству разными работодателями
- Внесение записей о давно минувшем совместительстве
- Глава 5. Записи о награждении (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Глава 6. Дубликат трудовой книжки (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Случаи, когда работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки
- Оформление дубликата трудовой книжки при утрате трудовой книжки работником
- Оформление дубликата трудовой книжки в случае признания недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу и в случае, если трудовая книжка пришла в негодность
- Оформление дубликатов трудовых книжек при массовой утрате работодателем трудовых книжек
- Вопросы-ответы по Главе 6
- Глава 7. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- 7.1. Изменение сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
- Правила оформления изменений сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
- Изменение фамилии
- Изменение образования
- 7.2. Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки
- Исправление на титульном листе трудовой книжки ошибок, обнаруженных сразу при заполнении титульного листа
- Исправление «старых» ошибок на титульном листе трудовой книжки
- 7.3. Правила исправления записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки
- Кто вносит исправления?
- На основании чего производятся исправления?
- Порядок исправления записей в трудовых книжках
- 7.4. Исправление ошибок в заголовках (наименование работодателя) перед записями в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки
- Типичные ошибки, допускаемые при оформлении заголовков
- Ошибка - пропущен заголовок и сделана запись о приеме на работу
- Ошибка в заголовке
- Случай, когда в разделе «Сведения о работе» поставили порядковый номер записи, дату внесения записи перед заголовком (наименованием организации) и/или указали приказ в графе 4 напротив заголовка, а не напротив записи о приеме
- 7.5. Исправление ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
- Правила исправления ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
- 7.6. Исправление записей об увольнении в трудовой книжке
- Исправление основания увольнения
- Восстановление работника на работе
- 7.7. Исправление дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
- Сложности исправления дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
- 7.8. Исправление даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
- Сложности исправления даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
- 7.9. Исправление в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
- Сложности исправления в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
- 7.10. Внесение пропущенных записей в трудовую книжку
- Сложности внесения пропущенных записей в трудовую книжку
- Глава 8. Вкладыш в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Вопросы-ответы по Главе 8
- Глава 9. Учет, хранение, выдача трудовых книжек (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Учет и хранение трудовых книжек
- Выдача трудовых книжек работникам