Акт сверки взаиморасчётов - это документ, который отражает состояние расчётов между двумя сторонами (компаниями, контрагентами) за определённый период времени.В нашей статье мы научим как правильно его заполнить и дадим пример для скачивания.
Образцы заполнения бланков акта сверки и примерная форма бланка представлены ниже:
Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов
- Если планируется продлить крупные контракты;
- Если надо организовать взаиморасчёт;
- В период инвентаризации;
- Когда одна из сторон торгует в рассрочку;
- Для составления отчетов о задолженностях для руководства, контролирующих органов и т.п.;
- если во взаиморасчетах участвуют товары очень высокой стоимости;
- Для уточнения расчётов между сторонами.
Законодательство не обязывает организации составлять акты сверки взаиморасчётов в какое-то определённое время, это решает сама организация.
Акт сверки состоит из двух частей – для двух предприятий. Левую колонку заполняет инициатор составления акта, правую – его контрагент. Обычно акт сверки выглядит как перечень документов, упорядоченных по дате создания. Или вместо документов перечисляются проведённые операции: продажа, покупка, оплата и т.п.
Форма акта сверки взаиморасчетов
- номер акта;
- период, за который проводится сверка;
- наименования сторон (организация и лицо, действующее от его имени);
- реквизиты договора между сторонами;
- Сведения об операциях (с номерами и датами счетов-фактур, платёжных поручений или иных бумаг, подтверждающих поставку и оплату услуг или товаров), суммы операций;
- Конечное сальдо в денежном выражении;
- Подписи бухгалтера и директора «от руки», печать;
- Даты подписания Акта.
Документ составляется в двух экземплярах и подписывается главбухом и директором организации. Если между организациями нет имущественных споров, и составление акта носит чисто номинальный характер, под ним могут стоять подписи только главных бухгалтеров. Но такой акт не будет иметь силы в суде.
Затем, для проверки собственного реестра операций и внесения результатов в правую колонку, оба экземпляра отправляются бухгалтерии контрагента. Если контрагент согласен с данными, указанными в акте, то ставится вторая печать и подписи. Один акт возвращается инициатору, второй - остаётся у контрагента.
Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.
В случае обнаружения расхождений, внизу документа об этом делается запись. Если из-за обнаруженных расхождений контрагент отказывается подписывать акт, а претензии инициатора подтверждаются другими документами, инициатор может подать в суд. Для ускорения решения подобных споров в договоре надо заранее оговорить сроки, в которые контрагент обязан произвести собственные расчёты и вернуть подписанный акт или расплатиться с долгами.
«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.
Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.
Для чего он нужен
Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:
- движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
- наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.
- долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
- заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
- предоставление поставщиком отсрочки платежа;
- перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
- очень высокая стоимость товара;
- предметом договора является продукция широкого ассортимента.
Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.
Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.
Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.
Роль документа в судебном процессе
Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:
- Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
- Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).
Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.
Порядок составления документа, кто его подписывает
Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:
- индивидуальный предприниматель;
- руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
- другой сотрудник, действующий на основании доверенности.
Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.
Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.
Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.
В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.
Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.
Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.
Оптимальные сроки сверки
Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).
Сверку проще всего проводить:
- за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
- за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
- за период действия конкретного договора.
Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:
Процесс заполнения
Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).
Традиционно заполняются такие реквизиты:
- наименование документа;
- полные наименования сторон;
- дата составления и подписания акта;
- календарный период уточнения расчетов;
- реквизиты договора, по которому проводится сверка;
- даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
- суммы хозяйственных операций;
- сумма общего оборота за период;
- окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
- подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
- оттиски печатей.
Неопытные бухгалтеры и предприниматели порой совершенно зря недооценивают важность регулярного проведения сверки взаиморасчетов и подписание соответствующих актов обеими сторонами. Когда акт сверки взаиморасчетов действительно важен:
- в случае предоставления продавцом отсрочки платежа;
- в случае регулярных и стандартных сделок/предоставления услуг;
- с случае широкого ассортиментного ряда;
- в случае высокой стоимости товара/услуг;
- в случае необходимости заключения большого числа договоров и дополнительных соглашений.
Вообще, акт сверки – это своеобразная демонстрация хорошего тона. Заключили сделку – выполнили свои обязательства – подписали соответствующий документ. Для тех, кто не приемлет лирику, сообщу, что хоть и суды (см. Постановления ВАС РФ) отрицают, что акт сверки - это признание должником суммы долга, без акта сверки взаиморасчетов суды вообще возвращают дела в виду недостаточности требований. На самом деле отказ мотивирован нежелании копаться в многочисленных платежках, счетах-фактурах и накладных. Именно поэтому не стоит перекладывать ответственность с больной головы на здоровую и самостоятельно позаботиться о сверке взаимных обязательств и требований.
Как правило, акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерией организации, но подписан он должен быть исключительно первым лицом: директором или предпринимателем . Если для проведения сверки взаиморасчетов стороны направляют друг к другу своих представителей, то им обязательно нужно выдать доверенности для удостоверения его личности и придания акту легитимной силы. В документ должны быть отражены все операции за определенный период с данным партнером.
Оформляется акт сверки взаиморасчетов в форме реестра. Форма данного документа законодательно не утверждена , поэтому может быть разработана организацией самостоятельно, однако при составлении акта лучше придерживаться требований, выдвигаемых к первичным документам. Затем документ в 2-х экземплярах направляется в адрес контрагента.
Причем, если вы сверяетесь со своими поставщиками или покупателями регулярно, то можете провести сверку только по одной спорной позиции, например:
- конкретному договору;
- определенному артикулу товара;
- одной поставки.
В целях получения объективной картины сверка взаиморасчетов проводится либо с начала возникновения взаимоотношений (дата подписания договора, дата поставки) либо с момента проведения последнего взаиморасчета.
Чтобы не делать двойную работу, то можно приобщить проведение сверки взаиморасчетов к обязательной ежегодной инвентаризации : перед сдачей годового отчета предприниматель обязан провести инвентаризацию, цель которой выявить дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Это требование п.2 ст. 12 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Сверка расчетов с контрагентами включает проверку учетных данных следующих счетов:
- 205 00 000 «Расчеты по доходам»;
- 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
- 209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
- 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».
Результаты инвентаризации оформляются актами сверки. Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, с которыми обе стороны согласны, то данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с принятым сторонами решением. Однако не стоит думать, что достаточно «ударить по рукам», все первичные документы должны быть восстановлены и подшиты для хранения у обеих сторон.
Сверку взаиморасчетов проводят также:
- при завершении ответственного этапа работ (в строительстве, отгрузке);
- при факте кражи, подозрении на хищение, пожаре, затоплении и т.д.
- при смене ответственных лиц (приеме на работу или увольнении);
- по окончании всех договорных отношений с контрагентами.
Сверка взаиморасчетов может быть инициирована любой стороной , как дебитором, так и кредитором. Причем необходимость проведения такого рода процедуры может быть прописана специальным приказом, а может быть закреплена в положениях о документообороте в организации.
Все бы хорошо, вот только есть одно НО: нередки ситуации, когда одна из сторон, естественно, должник отказывается от проведения сверки взаиморасчетов и подписания акта сверки или даже акта разногласий. Как правило, он мотивирует это тем, что у него все в порядке, разбирайтесь, мол, сами, это ваши внутренние проблемы бухгалтерии.
К сожалению, инициатор сверки никак не в силах повлиять на контрагента законным путем, можно пригрозить отказом в дальнейшем сотрудничестве, но это нанесет ущерб и вашему бизнесу тоже. Тут следует выбирать меньшее из зол, а на будущее прописывать в договоре о:
- необходимости проведения сверки расчетов;
- сроках такой проверки и ее периодичности;
- порядке проведения сверки;
- сроках подписания акта сверки или для мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
- предварительном согласовании формы акта сверки.
Самый действенный пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов – это штрафные санкции в случае неисполнения условий договора. Если ничего не помогает, то тогда единственный выход – обращаться в суд.
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, который составляется с целью проверки и подтверждения взаимных расчетов между сторонами за какой-то период времени - месяц, квартал, год. Иными словами, это проверка отгрузок, оплат по конкретному контрагенту и выявление конечной суммы задолженности одной стороны перед второй (если таковая имеется) на определенную дату.
Как составить акт сверки взаиморасчетов
Этот акт, как правило, составляется бухгалтером. Бланк акта сверки взаиморасчетов не закреплен законодательно, поэтому каждая организация имеет право создавать его в произвольной, удобной для нее форме.
В данном документе в табличной форме отражаются по дебету и кредиту все операции за определенный период времени по каждой из организаций: продажа, оплата, приход (номер, дата проведения документа и сумма), выводится общий оборот за период и конечное сальдо.
Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах, по одной копии для каждой стороны, подписывается руководителями и скрепляется печатями организаций.
Два контрагента могут сравнить взаимные расчеты за определенный временной промежуток, составив акт сверки, в котором каждая сторона покажет свой учет. В результате компании смогут сопоставить корректность бухучета, сравнить показатели, выявить расхождения, установить или подтвердить наличие задолженности.
Подобный сверочный акт составляется по взаиморасчетам с каждым отдельным контрагентом. Инициатором может быть любая сторона, которая формирует документ в двух экземплярах на основании своих учетных данных. Подобная бумага легко формируется в бухгалтерской программе, используемой в ведении бухгалтерского учета предприятия.
Оба экземпляра направляются контрагенту, сверка взаиморасчетов с которым производится. Контрагент приводит данные своего учета, после чего один подписанный экземпляр направляет обратно.
Регулярное проведение сверки взаимных расчетов позволяет выявить ошибки в учете, разногласия на ранней стадии их возникновения. В случае, когда дебитор заверяет полученный акт сверки, он подтверждает согласие с изложенными в документе данными и наличием возможной задолженности.
У акта сверки есть еще два важных назначения:
- он служит документальным основанием для списания долгов, по которым срок исковой давности истек;
- выступает основанием для обращения в суд для взыскания задолженности.
Как составить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом
Составление может проходить с определенной регулярностью либо при возникновении задолженности или непонятных ситуаций, ошибок и разногласий.
Форма документа может быть разработана каждым предприятием персонально. Если используется для учета бухгалтерская программа, например, 1С, то она, как правило, позволяет сформировать подобный бланк, в этом случае его останется только распечатать в нужном формате.
Для формирования сверочного документа выбирается необходимый период, за который приводятся взаиморасчеты, этот период должен быть отражен в верхней части бланка акта сверки. Также в заголовочной части нужно обозначить название компании, формирующей документ, а также сведения о контрагенте, взаиморасчеты с которым сверяются.
Обязательно присутствие в заглавии наименование бумаги — по центру листа вверху «Акт сверки». Дополнительно приводятся данные о заключенных между сторонами договорах, на основании которых осуществляются взаиморасчеты.
Непосредственно суммы сделок и информация о них сводится в табличную часть, в которой могут быть предусмотрены поля для следующей информации:
- суммы сделок, совершаемых за указанный период в рамках приведенных договоров;
- первичные документы, подтверждающие совершение сделки на указанную сумму — накладные, передаточные акты, платежные поручения, кассовые ордера;
- даты совершения сделок;
- по итогам таблицы подводятся итоги по каждой стороне — выводятся сумму задолженности, если таковые имеются (считаются обороты по кредиту, дебету и выводится итоговое сальдо.
Если сальдо нулевое, то задолженность отсутствует.
Таблица обычно состоит из двух частей — левая обычно отражает данные организации, формирующей акт сверки, правая — остается пустой (она предназначена для заполнения контрагентом при получении акта).
В каждой части таблицы предусматривается по 5 граф:
- номер по порядку;
- суть операции и документ основание;
- дата проведения;
- сумма по дебету;
- сумма по кредиту.
Записи вносятся по мере совершения операций, то есть в хронологическом порядке.
Далее бланк акта сверки с заполненной левой частью передается в двух экземплярах контрагенту, который проверяет данные и вносит в правую часть свои сведения по операциям за указанный период. Если выявляются расхождения, их нужно отметить в бланке.